Firmenübernachtung und Betriebsveranstaltung
Ob eine Firmenfahrt für die Mitarbeitenden steuerfrei bleibt, entscheidet sich nicht an der Unterkunft, sondern an der Einordnung der Veranstaltung. Die Grundzüge stehen hier — mit Fundstelle, damit ihr sie prüfen könnt.
Zuletzt geprüft: Von Alexander Dolle-Koch, Direktor Coffee INN Hostel Berlin
Wir sind keine Steuerberater und dürfen auch keine sein. Diese Seite gibt allgemein zugängliche Regelungen wieder, damit ihr die richtigen Fragen stellen könnt. Die Einordnung eures konkreten Falls gehört in die Hände eurer Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung.
Wie hoch ist der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen?
Für Betriebsveranstaltungen sieht § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG einen Freibetrag von 110 Euro je teilnehmender Person und Veranstaltung vor. Wichtig sind drei Eigenschaften dieser Zahl:
- Es ist ein Freibetrag, keine Freigrenze. Wird er überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig — nicht der gesamte Betrag.
- Er gilt für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr. Gibt es mehr, darf der Arbeitgeber wählen, welche beiden begünstigt sein sollen.
- In die Berechnung fließen alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer ein — also der Bruttobetrag, den die Firma tatsächlich zahlt.
Was hat sich 2026 an der Pauschalierung geändert?
Wird der Freibetrag überschritten, konnte der übersteigende Teil bisher pauschal mit 25 % versteuert werden. Seit dem 1. Januar 2026 ist diese Pauschalierung nur noch zulässig, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Eine Fahrt nur für die Führungsebene oder nur für den Vorstand fällt damit aus der 25-Prozent-Pauschalierung heraus.
Für die Planung heißt das schlicht: Wer den offenen Teilnehmerkreis nicht will, sollte die steuerlichen Folgen vorher durchrechnen lassen — nicht nach der Fahrt.
Zählen die Übernachtungskosten mit?
Hier wird es einzelfallabhängig, und deshalb sagen wir es offen: Das können wir nicht pauschal beantworten. Es macht einen Unterschied, ob die Firma die Übernachtung als Teil der Veranstaltung bucht oder ob es sich um eine Auswärtstätigkeit mit Reisekostencharakter handelt. Beides führt zu unterschiedlicher Behandlung.
Klärt diese eine Frage vor der Buchung mit eurer Lohnbuchhaltung — sie entscheidet darüber, ob die 110 Euro pro Person überhaupt reichen.
Was braucht ihr vom Haus auf der Rechnung?
Praktisch braucht ihr vom Haus vor allem eines: eine Rechnung, die die Positionen trennt — Übernachtung, Verpflegung, Raummiete, sonstige Leistungen, jeweils mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Eine Pauschalsumme „Gruppenaufenthalt" ist für die Buchhaltung wertlos und lässt sich später nicht mehr aufteilen.
Schreibt das in eure Anfrage. Häuser, die regelmäßig Firmengruppen beherbergen, können das ohne Weiteres; für die anderen ist es besser, es vorher zu wissen.
Fragen an die eigene Buchhaltung
- Ist die Fahrt eine Betriebsveranstaltung oder eine Auswärtstätigkeit?
- Ist es die erste oder zweite begünstigte Veranstaltung dieses Jahres?
- Steht sie allen Betriebsangehörigen offen — und wenn nein, mit welcher Folge?
- Zählen die Übernachtungskosten in unserem Fall in die 110 Euro?
- Welche Rechnungspositionen brauchen wir vom Haus getrennt ausgewiesen?
Bei rein beruflich veranlassten Übernachtungen erheben manche Städte die Übernachtungsabgabe nicht — die Regelungen und Nachweispflichten unterscheiden sich jedoch von Stadt zu Stadt erheblich. Unsere Preise enthalten die Abgabe. Ob und wie sie in eurem Fall entfällt, weist das Haus im Beherbergungsvertrag aus; fragt gezielt danach.
Fundstellen: § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG (Freibetrag) und § 40 Abs. 2 EStG (Pauschalierung, geändert zum 1. Januar 2026). Stand dieser Seite: September 2026.